1 Intakegesprek bij de gemeente of provincie

Heeft u een idee voor de ontwikkeling van het platteland van Flevoland? En past het volgens u bij de kaders van LEADER Flevoland? De eerste stap is het doorlezen van het openstellingsbesluit, de LOS en het handboek voor POP3 aanvragers. Deze vindt u hier.

De tweede stap is het vinden van een cofinancier die bereid is om het lokale deel van de subsidie te verstrekken. Alleen projectvoorstellen waaraan cofinanciering vanuit een lokale overheid wordt verleend, komen namelijk in aanmerking voor Leader subsidie.

Vul het projectideeformulier in en neem contact op met de Leader contactpersoon van uw gemeente voor een intakegesprek. Tijdens dit gesprek wordt besproken of het project idee (in potentie) voldoet aan de selectiecriteria, zoals deze zijn beschreven in de Lokale Ontwikkelings Strategie oftewel LOS. Ook wordt beoordeeld of de gemeente bereid is om de benodigde cofinanciering voor haar rekening te nemen.

Als de Leader contactpersoon van de gemeente denkt dat het idee kans maakt op Leader subsidie, wordt het projectideeformulier voor een informele beoordeling voorgelegd aan de leden van de LAG. Op basis van deze beoordeling ontvangt u feedback en een advies. Er zijn drie adviezen mogelijk:

• Uw plan past niet bij de Leader visie zoals beschreven in de LOS: het heeft geen zin een aanvraag in te dienen
• Uw plan past wel bij de Leader visie, maar heeft nog aanpassingen nodig. U krijgt advies over welke aanpassingen dit zijn, zodat u alsnog een subsidieaanvraag in kunt dienen
• Uw plan past wel bij de Leader visie en de LAG moedigt u aan om een subsidieaanvraag in te dienen

Op basis van de verkregen feedback, werkt u een projectplan uit. Tussentijds kunt u indien gewenst advies inwinnen bij de Leader contactpersoon van de gemeente. U kunt zich bij het schrijven van een projectplan laten begeleiden door een specialist. De kosten daarvan kunt u opnemen in uw begroting en krijgt u later vergoed vanuit de subsidie. Mocht uw aanvraag niet leiden tot subsidie, geldt deze mogelijkheid helaas niet. In sommige situaties werken specialisten op een no cure no pay basis.

Als u het projectplan klaar heeft, vraagt u cofinanciering aan bij uw gemeente of een andere lokale overheid. De Leader contactpersoon van de gemeente informeert u over de geldende procedure.

Als u een formeel besluit heeft ontvangen waarin de cofinanciering wordt toegekend, kunt u uw subsidieaanvraag indienen bij het digitale loket van RVO. U beantwoordt daar een aantal vragen en kan het projectplan en benodigde bijlagen uploaden. U moet hiervoor beschikken over eHerkenning met minimaal beveiligingsniveau 2+ (organisaties).

Nadat uw aanvraag bij RVO is ingediend, volgt de ontvankelijkheidstoets. Daarbij wordt uw aanvraag door RVO beoordeeld op volledigheid. Ook kijkt RVO of het project past in de kaders van het openstellingsbesluit en of het voldoet aan de regelgeving (EU conformiteit). Afhankelijk van de drukte bij RVO neemt de ontvankelijkheidstoets maximaal 6 weken in beslag.

Als de ontvankelijkheidstoets positief afgerond is, gaat het projectplan naar de LAG voor een formele beoordeling. Dit neemt 2 weken in beslag. Bij deze formele beoordeling toetst de LAG uw projectplan aan de selectiecriteria, zoals deze opgenomen zijn in de LOS.

Als de LAG positief is over uw projectplan, gaat RVO over op een inhoudelijke toets. Hierbij wordt o.a. gecontroleerd of de door u opgevoerde kosten inderdaad subsidiabel en marktconform zijn. Het kan zijn dat u hier tussentijds vragen over krijgt. Afhankelijk van de drukte bij RVO duurt de inhoudelijke toets maximaal 13 weken.

Als de inhoudelijke toets is afgerond, ontvangt u uw beschikking en kunt u van start met uw project. Kort na de afgifte van de beschikking wordt u door RVO uitgenodigd voor een startgesprek, waarin de tekst in de beschikking wordt toegelicht en u ruimte heeft voor vragen.

Houd er rekening mee dat u het subsidiebedrag pas uitgekeerd krijgt als u kunt aantonen dat u de kosten heeft gemaakt. Zodra u minstens 25% van het toegekende subsidiebedrag òf tenminste €50.000 aan kosten heeft gemaakt, kunt u een eerste betalingsverzoek met facturen en betalingsbewijzen indienen bij RVO. Afhankelijk van de drukte bij RVO, duurt het maximaal 15 weken voor u het geld daadwerkelijk op uw rekening heeft staan.

Wees er op voorbereid dat er tussentijds en na afloop controle kan plaatsvinden op de wijze waarop uw project aansluit bij uw projectvoorstel. Deze controle gebeurt door middel van audits vanuit RVO, de Europese Commissie of Europese Rekenkamer. Een goede administratie tijdens de uitvoering van uw project is daarom erg belangrijk. Afwijken van het projectvoorstel mag, zolang u dit doorgeeft aan RVO en uw project blijft voldoen aan de selectiecriteria.